A Gestão de Projetos pode ser entendida como um conjunto de práticas administrativas, entre organização e execução, realizadas para fazer um projeto dar certo. Quer saber qual a importância da Gestão de Projetos e algumas dicas para colocar em prática? Então continue a leitura!
Você sabia que os projetos estão sendo cada vez mais valorizados dentro das empresas? Projetos geram oportunidades de mudança, inovação e melhorias em todas as esferas do negócio. Logo, em um mundo com avanço exponencial da tecnologia, projetos podem fazer as empresas se diferenciarem e não ficarem para trás diante de todas as mudanças da sociedade.
Porém, muitas vezes, os projetos ficam soltos nas empresas e muita gente não sabe a sua importância. A Gestão de Projetos pode diminuir – e muito – os riscos dos projetos ficarem sem responsáveis e assim aumentar a assertividade e o sucesso de cada um.
Veja o que é Gestão de Projetos e as melhores práticas para aplicar na sua empresa!
- O que de fato é Gestão?
- O que é um Projeto e qual a sua importância em uma empresa?
- Projetos x Processos
- Como projetos podem levar diferenciação, inovação e tecnologia para as empresas?
- Porque você tem que fazer a gestão dos projetos da sua empresa?
- Como fazer a gestão dos projetos da sua empresa?
- Guia PMBOK
- Por que e como você deve hierarquizar os projetos da sua empresa?
- Ciclo de Fases dos Projetos
- 5 Processos essenciais para gerenciar um projeto
- 10 áreas do conhecimento para gerir um projeto – PMBOK
- Importância dos indicadores e quais deverão ser utilizados em cada projeto?
O que de fato é Gestão?
Muito similar à Administração, Gestão significa gerir, gerenciar ou administrar recursos, visando alcançar os objetivos propostos.
Há muito tempo e sem ter uma ciência por trás, grupos de seres faziam Gestão de Recursos Humanos, para definir, por exemplo, quem iria caçar, quem iria plantar e, desta forma, era mais fácil alcançar os objetivos e manter o grupo em organização e equilíbrio.
De uma maneira geral, a gestão está aplicada em todas as áreas da nossa vida. Em casa, quando você compra pasta de dente com antecedência, pra não ficar sem, por exemplo. Mas principalmente nas empresas, onde a necessidade de organização e gerenciamento é maior e mais complexa.
Tendo isso, a necessidade de aprofundamento da Administração fez com que essa área se tornasse uma ciência, uma área de estudo. Não obstante, a Gestão de Projetos também passou a ter metodologias e caminhos para melhorar a assertividade dos projetos.
O que é um Projeto e qual a sua importância em uma empresa?
Um projeto pode ser entendido como uma ideia, um esforço, uma intenção de realizar algo, que necessariamente deve ter um objetivo, deve ter início, meio e fim, e também deverá ser único. Exemplificando: construir uma casa, pode ser entendido como um projeto, montar uma empresa também.
Nas empresas, projetos têm grande importância, já que através desses, podem surgir inovações e ideias, as quais podem trazer diferenciação e fazer com que a empresa possa sobreviver diante de todas as mudanças do mundo moderno.
Diferenças: Projetos X Processos
Projetos têm características de serem temporários (início, meio e fim), tem objetivos únicos e tendem a ser inovadores.
Processos se repetem, são realizados mais rotineiramente, tem periodicidade.
Exemplificando: se você tem a ideia de CRIAR uma motocicleta, isso pode ser considerado como um PROJETO. Esse projeto dando certo, a empresa resolve produzir essa motocicleta em escala para vendas. Essa PRODUÇÃO deve ser entendida como um PROCESSO.
Como projetos podem levar diferenciação, inovação e tecnologia para as empresas?
Vimos anteriormente que, para as empresas se manterem sustentáveis no mercado, existe uma grande necessidade de atualização e diferenciação constante. Agora vamos entender como os projetos podem ajudar as empresas a atingir esses objetivos!
Por estarem no campo da ideia, de novos esforços e criações, os projetos atualmente são pivôs de renovação e inovação dentro das empresas e corporações. Isso porque, ele trazem experimentação e de forma criativa podem mudar o direcionamento da empresa em diversos pontos. Confira agora alguns objetivos, para os quais você pode ter projetos para alcançá-los:
- Criação de novos produtos
- Modificar relações de trabalho com colaboradores
- Criação de identidade visual para a empresa
- Campanhas de marketing inovadoras
A Mc Donalds é uma empresa que sabe utilizar com maestria projetos para lançamento de produtos. A rede de fast-foods lança produtos por tempo limitados, gerando valor para o clientes e aproveita para medir a satisfação dos seus consumidores com o produto lançado. O Mc Cheddar, por exemplo, foi lançado por tempo limitado e teve tanto sucesso no Brasil que acabou virando parte do cardápio fixo da empresa, mas apenas aqui no nosso país.
E você? O que faz para se diferenciar? O que faz para fazer o seu negócio dar certo e levar qualidade para os seus clientes? Criar projetos e experimentar coisas novas é um bom início!
Por que fazer a gestão dos projetos da sua empresa?
Agora que já entendemos a importância dos projetos dentro das empresas, vamos entender porque um projeto precisa de gerenciamento para dar certo.
De maneira bem simples e direta, as coisas que a gente faz na vida de maneira desorganizada e sem planejamento têm uma chance muito maior de dar errado. Nas empresas não é diferente. Por isso existe a gestão, para que as coisas possam ocorrer de maneiras mais previsíveis, organizadas e assertivas, gerando resultados melhores para as empresas.
Veja abaixo mais alguns motivos para gerir os projetos da sua empresa:
1. Maior assertividade e diminuição da volatilidade e incerteza nos projetos;
Já que tudo foi pensado previamente, objetivos, meios para alcançar os objetivos, obstáculos, incertezas, dentre outros pontos.
2. Redução de custos desnecessários;
Um projeto sem gestão pode incorrer custos não previstos e às vezes até desnecessário, com situações não previstas.
3. Aumento na produtividade;
Com o projeto sendo gerido com maestria as coisas acontecem com mais fluidez, existe uma sequência de trabalho que proporciona uma melhor produtividade.
4. Aprendizados;
Na medida que um projeto vai acontecendo com boa gestão, é possível ir analisando, aprendendo com os erros e tomando decisões a partir do que vai ocorrendo. De maneira organizada, é possível reparar e aprender com os erros cometidos.
Podemos perceber que é extremamente necessário fazer a gestão de um projeto. Nosso foco agora será entender como acontece a gestão, quais as melhores práticas e metodologias para fazer os seus projetos darem certo.
Como fazer a gestão dos projetos da sua empresa?
As metodologias para gerir projetos seguem algumas diretrizes pautadas na ciência da Administração. Para fazer a gestão de uma empresa você deve realizar atividades como:
- Definir objetivos
- Traçar metas
- Escolher os caminhos para alcançar as metas
- Fazer um orçamento
- Acompanhar o andamento do que está acontecendo
- Fazer a análise dos indicadores
Com os projetos não será tão diferente. Para fazer uma boa administração, você deve realizar todas essas atividades e escolher as metodologias que mais funcionam de acordo com a realidade do seu negócio, com o objetivo de que tudo aconteça da melhor maneira possível.
Você, gestor, não deve se engessar em metodologias e caminhos já existentes, mas sim, encontrar aquilo que mais funciona com a sua empresa e assim poder realizar um trabalho bem feito. Mas isso não significa que você não deve conhecer metodologias, caminhos e conceitos já traçados por outras pessoas que tiveram sucesso no assunto. Pelo contrário, conhecer a experiência de outros, agrega e muito no desenvolvimento de um bom gestor de projetos.
Abaixo, você vai conhecer o PMBOK, um guia que é referência no assunto e aborda as melhores práticas na Gestão de Projetos.
Guia PMBOK
O Project Management Body of Knowledge (PMBOK) é um guia feito pelo Project Management Institute (PMI) com boas práticas de gestão de projetos, para que as pessoas possam melhorar a gestão de projetos da sua empresa. Esse guia traz uma série de conceitos, práticas e estratégias para que você tenha sucesso no assunto.
O PMBOK define a Hierarquia dos projetos dentro de uma empresa, para se ter organização entre os projetos criados. Também define o Ciclo de Fases dos Projetos, os 5 grupos de processos que acontecem em cada fase de um projeto, as áreas do conhecimento que devem ser aplicadas em cada processo a ser realizado em cada fase do projeto.
Por que e como você deve hierarquizar os projetos da sua empresa?
Visando organizar os projetos de uma instituição, o PMBOK trouxe uma organização hierárquica para dividir os projetos e acontece da seguinte forma:
Projeto
É a primeira linha do nível hierárquico, representam os projetos como espécie de células mas ainda sem relacionar uns projetos com os outros e com os objetivos estratégicos da empresa. Equivale ao Nível Operacional.
Programa
Conjunto de projetos necessariamente relacionados entre si. Você pode ter um programa de projetos na área de satisfação dos colaboradores e outro na área de criação de novos produtos por exemplo. Representa o Nível tático.
Portfólio
É o agrupamento de todos os projetos e programas de projetos que uma empresa tem, relacionados ou não. Corresponde ao Nível estratégico.
Ciclo de Fases dos Projetos
Como já falado anteriormente, por ser um esforço temporário, os projetos têm início meio e fim. Dessa forma, o Ciclo de Fases de um projeto representa o conjunto de etapas que um projeto passa para acontecer. Vale a pena destacar quatro fases:
- 1º Fase: Iniciação – momento de incerteza, características indefinidas, projeto ainda incerto.
- 2º Fase: Organização e preparação – preparação acerca de tudo que deve ser feito e organização para esse ponto
- 3º Fase: Execução – realizar as atividades propostas na preparação e organização
- 4º Fase: Encerramento – finalização e avaliação do projeto
O que você tem que saber sobre as fases dos Projetos?
Saiba a seguir as principais fases da gestão de projetos
Riscos do projeto
Os riscos do projeto começam bem altos na primeira fase do projeto e tendem a cair com o decorrer do projeto, à medida que o projeto for dando certo. Até chegar ao seu ponto mínimo na fase de encerramento que é a última fase.
Custos do projeto
Os custos do projeto começam em zero, vão crescendo e atingem o seu ápice na fase de execução do projeto, já que é a fase com maior número de atividades, necessidade de recursos e mão de obra, depois os custos caem de maneira drástica até chegar à zero na fase de encerramento.
Custo de mudança
O custo de mudança tendem a aumentar ao decorrer do projeto, pois a medida que o projeto vai fluindo, fica mais caro uma mudança de direcionamento do projeto. Logo, pode-se concluir que é melhor estudar e mudar de ideia logo na parte da iniciação do projeto. Na medida que você vai investindo tempo e dinheiro na execução do projeto, fica caro pra mudar de ideia.
Influência dos Stakeholders
Os Stakeholders têm a capacidade de influenciar em um projeto desde o início, mas na medida em que o projeto recebe investimentos e vai fluindo e sendo executado, esses Stakeholders perdem poder de influência, pois o custo de mudança vai ficando mais caro e impossibilitando uma mudança de ideia e rumo.
5 Processos essenciais para gerenciar um projeto
Os processos de gerenciamento ocorrem em todas as fases de um projeto, ou seja: em todas as fases do projeto, esses processos acontecem. Vamos entender melhor quais são esses processos e como eles ocorrem na prática:
- Iniciação – tem objetivo de “startar” a fase do projeto, definindo objetivos, todas as necessidades, caminhos. É muito importante nessa etapa, principalmente se for a iniciação da primeira fase do projeto, contar com a opinião de todos os agentes envolvidos. Assim será possível saber quais as necessidades de cada parte e como aliar isso da melhor maneira possível na realização do projeto.
- Planejamento – é hora de planejar todas as atividades que serão executadas nessa etapa do processo, com o intuito de atingir os objetivos traçados no processo de iniciação.
- Execução – esse processo consiste em executar o planejamento traçado na etapa anterior, é a parte operacional do processo.
- Monitoramento – o objetivo do monitoramento é analisar o que foi feito, os resultados, é um momento de extrema relevância, pois nessa hora será tomada a decisão de fazer um replanejamento e rodar as atividades de: planejamento, execução e monitoramento. Ou iniciar a próxima etapa.
- Finalização – no processo de encerramento, é feito uma análise se tudo que tinha sido proposto na iniciação está contemplado. Desta forma, passa-se para a próxima fase do Projeto e, se já estiver na última fase do projeto, o projeto é encerrado.
Importante saber!
O mais importante desses processos é saber que do item 2 ao item 4 (do planejamento até o monitoramento), esses passos podem se repetir e acontecer de forma cíclica, até que os objetivos da fase sejam concluídos. O objetivo desse ciclo de etapas é o mesmo da metodologia PDCA, onde se planeja, executa, monitora, checa resultados e tira-se conclusões acerca do processo.
10 áreas do conhecimento para gerir um projeto
O PMBOK ainda dividiu as atividades a serem realizadas na gestão de projetos em áreas de conhecimento. Assim existe uma maior organização e as falhas são minimizadas. Confira agora quais são as áreas de conhecimento do PMBOK:
Gestão de projetos: Integração
De uma maneira geral, a área de integração é responsável por dar fluidez ao projeto, integrando as atividades particulares, criando um todo e interligando os objetivos de cada parte em um projeto único.
Gestão de projetos: Escopo
O gerenciamento de escopo define as diretrizes do projeto: quais as metas, quais trabalhos serão realizados, quais trabalhos não serão realizados.
Gestão de projetos: Gerenciamento do Tempo
A função do gerenciamento do tempo é definir o tempo que cada processo precisa para ser realizado, e tudo que será necessário para que o projeto seja concluído no prazo. Realizar um verdadeiro cronograma.
Gestão de projetos: Gerenciamento dos Custos
É o responsável por alocar os custos em cada etapa do projeto e um bom gerenciamento dos custos podem aumentar a lucratividade do projeto e aumentar o resultado do projeto.
Gestão de projetos: Gerenciamento da Qualidade
A função do gerenciamento de qualidade é avaliar se o que está sendo feito está tendo qualidade, se o cliente está tendo sucesso com sua aquisição, nesse momento é necessário ser bem criterioso para o sucesso do projeto.
Gestão de projetos: Gerenciamento dos Recursos Humanos
O papel do gerenciamento de recursos humanos será o de alocar mão de obra no projeto de acordo com as habilidades e características de cada função. O objetivo é delegar e distribuir tarefas para que o projeto ocorra bem.
Gestão de projetos: Gerenciamento de Comunicação
O principal objetivo dessa área de conhecimento é criar um bom fluxo de informações para que não haja falhas por falta de comunicação e principalmente comunicações mal feitas entre setores.
Um exemplo de atividade realizada pela área de integração é promover um fluxo de informações para que diferentes partes possam se entender e realizar um bom trabalho.
Gestão de projetos: Gerenciamento de Riscos
O gerenciamento dos riscos basicamente avalia os riscos em cada etapa de um projeto e com isso é possível avaliar os momentos de maior incerteza e que será necessária maior cautela dentro de um projeto.
Gestão de Projetos: Gerenciamento de Partes Interessadas
O gerenciamento das partes interessadas deve entender tudo e todos que são influenciados e influenciam o projeto. Fazer uma análise do que essas partes desejam com o projeto, como as partes se relacionam entre si e como o projeto será melhor para todos.
Importância dos indicadores e quais deverão ser utilizados em cada projeto?
É importante que, ao decorrer do projeto, sejam guardados indicadores para análise de desempenho do projeto, para que se possa analisar o sucesso ou não do projeto e porque está tendo sucesso ou não. Segue abaixo exemplos de indicadores:
- ROI (Retorno sobre o Investimento) – Esse indicador serve para ver se o projeto está tendo bom desempenho financeiro ou não.
- Indicador de Turnover – Em um projeto para melhorar a satisfação dos colaboradores o índice de turnover pode ser um indicador importante.
- Conversão em venda – Se você estiver realizando um projeto que tem como objetivo melhorar as suas vendas, muito provavelmente você terá que olhar para as conversões das vendas da sua empresa.
- Indicador de renovação – Se você está trabalhando com satisfação dos seus clientes, um indicador importante é o da renovação, quanto mais os clientes renovam, melhor o trabalho está sendo feito.
Espero que esse artigo tenha sido útil pra você!
Até a próxima.