A folha de pagamento diz respeito a todos os valores pagos aos funcionários de uma organização.
Sua responsabilidade é disponibilizar detalhadamente a visualização de inúmeras informações, tais como: salário bruto, salário líquido, descontos e demais proventos pagos ao colaborador.
É a folha de pagamento que transforma todas as informações trabalhistas em dados contábeis.
Todos os meses, os gestores ficam diante da folha de pagamento e lidar com o salário dos funcionários nem sempre é uma tarefa fácil.
Por isso, gerenciar bem a essa relação torna tudo mais seguro e protegido contra potenciais falhas.
A empresa fica mais protegida contra processos trabalhistas, por exemplo.
A folha de pagamento oferece uma infinidade de informações e, por isso, preparamos este artigo para explicar melhor a importância dela.
Qual a importância da folha de pagamento?
A importância deste relatório se deve não só por trazer as informações cadastrais da empresa e do empregado, mas principalmente por causa dos valores pagos aos funcionários.
Ela é importante para o empregador, pois possibilita a visualização de diversas informações. Também é por meio dela que são apurados todos os tributos relacionados à parte trabalhista da organização, para recolhimento posterior ao governo.
É através dela que é possível acompanhar as informações trabalhistas, independente do foco que se queira dar.
Para lidar com a folha de pagamento, é imprescindível que o gestor tenha técnica e conhecimento. Isso porque ela tem caráter contábil, fiscal, financeiro e operacional.
Sendo assim, saber organizá-la influencia diretamente no crescimento da organização.
Se a empresa está em busca de crescimento, é imprescindível que ela comece a manter os dados da folha em dia.
Quais os impactos do pacote de benefícios na folha de pagamento das empresas?
A folha de pagamento é constituída pela soma de todos os registros financeiros de um colaborador: salários, vencimentos, descontos e bônus. Também entram nesse cálculo índice como horas extras e os descontos de benefícios.
No processo de cálculo salarial, um dos erros mais comuns é o pagamento incorreto de certos benefícios, aumentando valor da folha de pagamento.
Alguns benefícios como vale transporte ou vale refeição, por exemplo, passam a ser eliminados da folha de pagamento quando o colaborador se afasta, seja por doença, férias ou acidente de trabalho.
Porém, muitas empresas não realizam um controle eficiente da folha e continuam realizando o pagamento dos benefícios.
Por isso, é fundamental que haja um controle eficiente de todos os benefícios.
Como e por que fazer a gestão da folha de pagamento?
Uma gestão da folha de pagamento eficiente ajuda a trazer melhores resultados. Algumas poucas orientações podem te ajudar a deixar tudo em ordem. Exemplos:
Registro adequado dos horários da jornada diária
A folha de ponto é o primeiro passo para o cálculo do salário do trabalhador e, consequentemente, para a elaboração da folha. Os horários de entrada e de saída devem ser registrados da maneira correta, independente do tamanho da empresa.
É importante destacar que a lei obriga que empresas com mais de dez funcionários tenham uma folha de ponto.
Padronização da estrutura de cargos e salários
Para que os funcionários compreendam como funciona a distribuição de benefícios, remunerações e gratificações, os cargos e salários devem ter estruturas bem definidas.
Além disso, isso faz com que eles passem a compreender de que forma podem crescer dentro da empresa.
No que diz respeito ao cálculo da folha, essa estrutura a ajuda a saber exatamente quantos funcionários há em cada área ou cargo. E ainda possibilita a visualização de funções que podem receber mais investimentos.
Identificação dos problemas de gestão
As causas para os problemas na folha podem ser várias, tais como falta de pessoal, falta de conhecimento específico na função, burocracia excessiva nos processos internos, entre outros.
Por isso, é fundamental identificar os principais pontos de falhas e analisar de que maneira eles podem ser melhorados.
Automatização da folha de pagamento
A automatização da folha de pagamento possibilita o controle dos dados e informações. Além de elaborar o documento de maneira mais ágil e simples.
Isso faz com que a visualização dos valores pagos seja mais ampla e seja possível identificar situações que merecem atenção.
As vantagens de uma gestão efetiva da folha de pagamento são muitas e, entre elas, podemos citar:
- Maior precisão nos dados;
- Centralização de dados e informações;
- Mais agilidade;
- Maior eficácia no controle financeiro;
- Geração de relatórios;
- Obtenção do histórico de cada colaborador;
- Processamento da folha de pagamento para corrigir erros;
- Maior facilidade em auditorias internas e externas.
Cálculo da folha de pagamento
O cálculo da folha de pagamento envolve quatro etapas principais. São elas:
Classificação do colaborador
O profissional deve ser enquadrado em uma categoria específica e quem faz essa regulamentação é a convenção coletiva realizada pelo sindicato – o que serve como base para o cálculo dos valores.
Análises das horas trabalhadas
Depois da classificação, é hora de analisar a regularidade da presença do funcionário.
Isto, como dissemos anteriormente, é feito através da análise da folha de ponto, documento que registra ausências, jornadas adicionais, horas extras e Descanso Semanal Remunerado (DSR).
Desconto de Imposto de Renda e outros encargos
Devem ser calculados os descontos relativos ao INSS e de encargos como o FGTS. Para assim, poder calcular o valor a ser retido para o IR.
Dedução de benefícios legais
O desconto de benefícios legais é relativo ao vale refeição, vale alimentação, contribuição sindical, etc. É calculado com o objetivo de chegar ao valor líquido que deve ser repassado para o funcionário e detalhado como montante pago.
Ficou claro por que a folha de pagamento é tão importante para a sua empresa?
Em um país como o Brasil, onde a cada 5 minutos nasce uma empresa, possuir um gerenciamento financeiro eficiente é essencial. Pois faz com que a empresa atinja bons resultados e alcance seus objetivos perante o mercado.
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